SOP Perusahaan: Manfaat, Fungsi, Cara Membuat
SOP Perusahaan: Manfaat, Fungsi, Cara Membuat & Contohnya!. Pelajari SOP Perusahaan: definisi, manfaat, fungsi, cara membuat, dan contoh format standar operasional prosedur untuk efisiensi bisnis Anda.
Dalam dunia bisnis yang serba dinamis, Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadi “peta jalan” bagi setiap organisasi untuk memastikan setiap langkah kerja terukur, konsisten, dan efisien.
Tanpa SOP, operasional perusahaan ibarat kapal tanpa kompas—bisa saja berlayar, tapi tak tentu arah.
Kali ini, kami akan mengupas tuntas pengertian, manfaat, fungsi dasar, langkah-langkah pembuatan, hingga contoh format SOP Perusahaan, lengkap dengan integrasi bersama aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal. Yuk, simak bersama!
Apa itu SOP Perusahaan?
Definisi Standar Operasional Prosedur
Tata cara kerja baku atau Prosedur Operasi Standar (SOP) adalah suatu tata cara atau alur terbakukan yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk yang bersifat mengikat dan mengarah.
Disusun sesuai dengan kebutuhan, visi, dan misi organisasi untuk mencapai hasil kerja yang efektif dengan biaya seminimal mungkin.
Definisi Menurut Para Ahli
- Menurut Sailendra (2015:11) - “SOP merupakan panduan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi berjalan lancar.”
- Menurut Moekijat (2008) - “SOP adalah urutan langkah kerja—apa yang dilakukan, bagaimana, kapan, di mana, dan siapa yang melakukannya.”
- Menurut Tjipto Atmoko (2011) - “SOP adalah pedoman untuk melaksanakan tugas sesuai fungsi dan menjadi alat penilaian kinerja berdasarkan indikator teknis, administratif, dan prosedural.”
- Menurut Insani (2010:1) - “SOP adalah dokumen berisi instruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses administrasi perkantoran—cara, waktu, tempat, dan aktor yang terlibat.”
Manfaat Pembuatan SOP Perusahaan
Membuat SOP ibarat menanam peta di setiap sudut kantor: siapa pun bisa membaca dan langsung tahu jalur terbaik.
Berikut manfaat utama:
- Standarisasi Proses
- Menyamakan cara kerja antar karyawan.
- Mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Kemandirian Karyawan
- Mengurangi intervensi manajemen.
- Karyawan dapat bekerja mandiri berdasarkan acuan jelas.
- Akuntabilitas & Evaluasi
- Mendokumentasikan tanggung jawab tiap individu.
- Menjadi tolok ukur kinerja untuk perbaikan berkelanjutan.
- Pelatihan & Onboarding
- Menyediakan bahan training bagi pegawai baru.
- Mempercepat adaptasi budaya kerja perusahaan.
- Efisiensi & Kualitas Pelayanan
- Menjamin proses tetap berjalan meski dalam situasi tak terduga.
- Menghindari tumpang tindih tugas dan kesalahan prosedural.
Fungsi Dasar SOP Perusahaan
 |
| Image Creadit - www.jurnal.id |
SOP bukan sekadar dokumen kering; ia berfungsi sebagai:
- Rujukan Pengetahuan Operasional - Menjadi “buku pegangan” yang selalu diperbarui untuk alur pemasaran, logistik, hingga layanan pelanggan.
- Dokumentasi & Arsip - Mencakup formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, dan laporan kunjungan—sebagai bukti nyata aktivitas operasional.
- Audit & Perbaikan Berkelanjutan - Memudahkan audit mutu internal maupun eksternal, lalu menindaklanjuti temuan dengan revisi SOP sesuai kebutuhan.
Cara Membuat SOP Perusahaan dengan Benar
Menyusun SOP bukan tugas satu orang. Butuh kolaborasi, uji coba, dan revisi. Berikut delapan langkah praktis:
1. Pembentukan Tim Khusus
Bentuk tim lintas divisi: manajer marketing, sales, support, hingga quality assurance.
Tugas mereka:
- Memetakan deskripsi pekerjaan tiap divisi.
- Mengidentifikasi kebutuhan dan kendala di lapangan.
2. Menentukan Sasaran Penerapan
Tentukan siapa saja yang akan menggunakan SOP: departemen restoran, gudang, customer service, dll. Semakin spesifik, semakin efektif.
3. Menetapkan Waktu & Lokasi
Rencanakan kapan SOP mulai berlaku dan di divisi mana. Pastikan ada jadwal verifikasi sebelum implementasi.
4. Mendokumentasikan Kegiatan Operasional
Catat setiap aktivitas rutin dalam detail:
- Apa yang dilakukan?
- Siapa yang bertanggung jawab?
- Kapan dan di mana dilakukan?
5. Menyusun Alur Kerja & Instruksi
Gunakan flowchart untuk menggambarkan proses:
- Langkah-langkah utama.
- Keputusan “ya/tidak”.
- Formulir pendukung.
6. Kolaborasi & Umpan Balik
Undang pelaksana langsung (staff) untuk memberikan masukan:
- Identifikasi titik lemah prosedur.
- Sempurnakan instruksi berdasarkan pengalaman lapangan.
7. Evaluasi & Revisi
Lakukan uji coba SOP di satu divisi:
- Kumpulkan data kinerja.
- Revisi jika ditemukan ketidaksesuaian.
8. Verifikasi & Sosialisasi
Setelah final, verifikasi oleh Quality Management Representative, lalu sosialisasikan ke seluruh karyawan melalui pelatihan dan handbook digital.
Contoh Format SOP Perusahaan
Berikut struktur umum SOP Perusahaan:
- Bagian Identitas Dokumen
- Nomor SOP
- Judul
- Tanggal berlaku & versi
- Bagian Tujuan & Ruang Lingkup - Menjelaskan “apa” dan “seberapa jauh” prosedur diterapkan.
- Bagian Definisi - stilah-istilah teknis atau singkatan yang digunakan.
- Bagian Prosedur & Alur Kerja - Flowchart dan instruksi langkah demi langkah.
- Bagian Tanggung Jawab - Jabatan atau divisi yang bertugas pada setiap langkah.
- Bagian Dokumentasi Pendukung - Formulir, checklist, dan lampiran relevan.
Mengintegrasikan SOP dengan Mekari Jurnal
Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online terbaik Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat?
Dengan menggabungkan SOP operasional keuangan dan modul otomasi Mekari Jurnal, Anda akan merasakan:
- Input data lebih cepat tanpa human error.
- Laporan keuangan real-time untuk pengambilan keputusan.
- Integrasi langsung antara prosedur kerja dan sistem akuntansi.
Buktikan dengan coba gratis aplikasi Mekari Jurnal sekarang!
Kesimpulan
SOP Perusahaan ibarat fondasi kokoh yang menopang seluruh aktivitas operasional. Dari definisi hingga implementasi, setiap langkah perlu dirancang, diuji, dan diperbarui secara berkala.
Dengan adanya SOP, perusahaan akan lebih mudah mencapai efisiensi, kualitas, dan akuntabilitas.
Ditambah integrasi dengan tools digital seperti Mekari Jurnal, Anda bisa melangkah lebih cepat menuju pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
